4 Cách Đơn Giản Để Giãn Dòng Văn Bản Trong Word 

Bạn muốn biết cách chỉnh giãn dòng trong word để tăng tính thẩm mỹ và sự chuyên nghiệp cho văn bản? Đừng lo lắng! Ôn thi sinh viên sẽ hướng dẫn cho bạn từng bước cụ thể để điều chỉnh khoảng cách giữa các dòng cùng với những lưu ý quan trọng giúp tài liệu của bạn trở nên dễ đọc và hiệu quả hơn.

I. Khoảng cách dòng đối với một số văn bản đặc thù

Văn bản hành chính: Theo Nghị định 30/2020/NĐ-CP về quy định kỹ thuật và nghiệp vụ văn thư, khoảng cách dòng trong văn bản hành chính được quy định như sau:

• Khoảng cách giữa các dòng tối thiểu là dòng đơn (1.0), tối đa là 1,5 lines.

• Khoảng cách giữa các đoạn văn tối thiểu là 6pt.

• Một số văn bản hành chính đặc thù có thể có quy định khác về khoảng cách dòng, ví dụ:
  Báo cáo, đề án: Khoảng cách dòng 1.5.
  Biên bản họp: Khoảng cách dòng 1.0.

Văn bản pháp luật: Theo Tiêu chuẩn Quốc gia TCVN 5664:2009 về trình bày văn bản pháp luật, khoảng cách dòng trong văn bản pháp luật được quy định như sau:

• Khoảng cách giữa các dòng là 1.5 lines.

• Khoảng cách giữa các đoạn văn là 6pt.

• Khoảng cách giữa các chữ trong mỗi dòng là 1/24 khổ chữ.

Văn bản khoa học: Theo TCVN 7720:2012 về trình bày luận văn, luận án, khoảng cách dòng trong văn bản khoa học được quy định như sau:

• Khoảng cách giữa các dòng là 1.5 lines.

• Khoảng cách giữa các đoạn văn là 6pt.

• Khoảng cách giữa các chú thích là 3pt.

Văn bản kỹ thuật: Theo TCVN 5779:2004 về trình bày bản vẽ, khoảng cách dòng trong văn bản kỹ thuật được quy định như sau:

• Khoảng cách giữa các dòng là 1.5 lines.

• Khoảng cách giữa các đoạn văn là 6pt.

• Khoảng cách giữa các chú thích là 3pt.

Tiểu luận:

• Khoảng cách giữa các dòng nên là: 1.5 lines (1.5 lần khoảng cách giữa các dòng đơn) hoặc 2.0 lines (2 lần khoảng cách giữa các dòng đơn).

• Khoảng cách trước và sau đoạn văn: 6pt 

• Khoảng cách giữa các chú thích: 3pt 

II. Cách giãn dòng trong Word đối với một đoạn văn

1. Cách giãn dòng bằng thông số giãn dòng mặc định trong Word

Đây là cách đơn giản, nhanh chóng nhất, cung cấp các tùy chọn phổ biến với hầu hết các trường hợp. Tuy nhiên, sử dụng các thông số mặc định để giãn dòng sẽ ít linh hoạt, khó điều chỉnh chi tiết hơn và không phù hợp với các yêu cầu thiết kế phức tạp.

Các bước giãn dòng bằng thông số mặc định: 

Bước 1: Vào Word, mở văn bản của bạn và bôi đen đoạn cần giãn dòng

Bước 2: Trên tab Home, trong mục Paragraph, bạn nhấn vào biểu tượng giãn dòng như hình minh họa. Sau đó, bạn chọn thông số giãn dòng mà mình mong muốn.
 

Ngoài ra, để tiết kiệm thời gian, bạn có thể sử dụng các phím tắt Ctrl + 1, Ctrl + 2, Ctrl + 5 để tăng nhanh giãn dòng theo đơn vị 1.0, 2.0, 1.5 lần.

2. Cách giãn dòng bằng thông số tùy ý 

Cách này cho phép điều chỉnh chi tiết hơn bằng thông số do các bạn tự thiết lập, phù hợp cho việc thiết kế bố cục chuyên nghiệp hoặc chỉnh sửa văn bản theo yêu cầu cụ thể. Tuy nhiên, phương pháp này yêu cầu người dùng phải có hiểu biết về các tùy chọn định dạng.

Các bước giãn dòng bằng thông số tùy ý

Bước 1: Bôi đen đoạn văn cần chỉnh

Bước 2: Tại tab Home, nhấn vào biểu tượng giãn dòng. Tại đây, thay vì chọn các thông số có sẵn như ở cách 1 thì bạn sẽ chọn Line Spacing Options.

Bước 3: Cửa sổ Paragraph xuất hiện, chọn mục Indents and Spacing. Tại Line spacing, chọn Multiple > Nhập thông số cần thực hiện giãn dòng tại mục At. Phần Preview sẽ cho phép bạn xem trước độ giãn dòng. Xong khi chọn xong, nhấn OK để hoàn tất.
 

3. Mở trực tiếp Paragraph bằng tab Home

Bước 1: Tại tab Home, nhấn vào mũi tên góc phải trong nhóm Paragraph 

Bước 2: Tại Indents and Spacing, chọn Before để giãn dòng phần trên văn bản hoặc After để giãn dòng phần dưới văn bản > Nhập thông số giãn dòng tại mục At > Nhấn OK.
 

III. Cách giãn dòng trong Word đối với toàn bộ văn bản

Bước 1: Chọn toàn bộ văn bản với phím tắt Ctrl + A

Bước 2: Tại tab Home, nhấn vào mũi tên góc phải trong nhóm Paragraph 

 

Bước 3: Tại cửa sổ Paragraph, bạn chọn thông số giãn dòng tùy chọn ở mục At như hướng dẫn các phần trên. Tuy nhiên, các bạn sẽ không nhấn OK luôn, mà chọn Set As Default.
 

Bước 4: Một thông báo hiển thị xuất hiện > Nhấn chọn This document only? (chỉ áp dụng thông số giãn dòng cho tài liệu này) > Nhấn OK.
 

IV. Một số lưu ý khi giãn dòng trong Word

Có một số lưu ý khi bạn sử dụng tính năng giãn dòng trong Word để đảm bảo bố cục văn bản đẹp mắt và dễ đọc:

Chọn khoảng cách phù hợp với nội dung và kiểu chữ:

• Văn bản dài: Nên sử dụng giãn dòng 1.5 trở lên để đảm bảo dễ đọc.

• Văn bản ngắn: Giãn dòng 1.0 hoặc 1.15 có thể phù hợp để tạo cảm giác súc tích.

• Kiểu chữ lớn: Nên sử dụng giãn dòng rộng hơn để cân bằng.

• Tránh lạm dụng giãn dòng quá mức, có thể khiến văn bản rời rạc và khó đọc.

Đảm bảo tính nhất quán:

• Áp dụng giãn dòng đồng đều cho toàn bộ văn bản hoặc từng phần cụ thể để tạo sự chuyên nghiệp.

• Sử dụng tính năng "Set as Default" để lưu cài đặt giãn dòng mặc định cho các tài liệu sau này.

Một số lưu ý khác:

• Giãn dòng không ảnh hưởng đến khoảng cách lề văn bản.

• Sử dụng tab và phím Enter hợp lý để phân đoạn văn bản rõ ràng.

• Kết hợp giãn dòng với các công cụ định dạng khác như in đậm, in nghiêng, v.v. để tạo điểm nhấn cho văn bản.

Xem thêm: Các cách tạo muc lục trong Word dễ dàng

V. Một số vấn đề hay mắc phải khi thực hiện giãn dòng

Việc sử dụng tính năng giãn dòng trong Word tuy đơn giản nhưng đôi khi cũng có thể gặp một số vấn đề khiến bố cục văn bản bị ảnh hưởng. Dưới đây là một số vấn đề thường gặp và cách khắc phục:

1. Giãn dòng không đều

Nguyên nhân:

• Sử dụng nhiều loại dấu cách khác nhau trong văn bản (tab, phím cách, dấu cách cứng,...).

• Định dạng ký tự hoặc đoạn văn không nhất quán.

• Ảnh hưởng từ các ô bảng hoặc hình ảnh được chèn vào.

Khắc phục:

• Sử dụng phím tắt Ctrl + F8 để hiển thị các ký tự định dạng, sau đó loại bỏ các dấu cách thừa hoặc không cần thiết.

• Áp dụng định dạng thống nhất cho toàn bộ văn bản hoặc từng phần cụ thể.

• Điều chỉnh vị trí và kích thước của các ô bảng hoặc hình ảnh để đảm bảo bố cục hợp lý.

2. Dòng text bị cách xa nhau

Nguyên nhân:

• Sử dụng phím Enter liên tục để xuống dòng.

• Thiết lập khoảng cách trước hoặc sau đoạn văn quá lớn.

Khắc phục:

• Thay vì sử dụng phím Enter, hãy sử dụng phím Shift + Enter để xuống dòng mà không tạo đoạn văn mới.

• Điều chỉnh khoảng cách trước và sau đoạn văn phù hợp trong hộp thoại Paragraph (mở bằng cách nhấp chuột phải vào đoạn văn và chọn "Paragraph").

Xem thêm: Hướng dẫn cách chuyển file Word sang PDF hiệu quả

3. Vấn đề về giãn dòng trong bảng

Nguyên nhân:

• Các ô bảng có kích thước không đồng đều.

• Sử dụng tính năng "Text Wrapping" không phù hợp.

Khắc phục:

• Điều chỉnh kích thước các ô bảng để đồng nhất.

• Chọn "Text Wrapping" phù hợp trong tab "Layout" của hộp thoại "Table Properties" (mở bằng cách nhấp chuột phải vào bảng và chọn "Table Properties").

Như vậy, bài viết trên đã hướng dẫn chi tiết cho bạn cách giãn dòng trong Word vô cùng dễ dàng, cùng một số lưu ý quan trọng đi kèm. Đọc kĩ bài viết này, bạn có thể thành thạo thao tác giãn dòng trong Word, đồng thời biết cách điều chỉnh để tài liệu của mình trở nên dễ đọc và chuyên nghiệp hơn. 

Theo dõi ngay Onthisinhvien.com để biết thêm nhiều kiến thức bổ ích trên đa lĩnh vực nhé!

______________________________________________
THÔNG TIN LIÊN HỆ HỢP TÁC DOANH NGHIỆP/CÁ NHÂN:
📧Email: info@onthisinhvien.com
📞Phone: 0947 0909 81 - 0359 286 819
📱Website: www.onthisinhvien.com