Cách tạo mục lục trong Word dễ dàng chỉ mất vài phút 

Trong thời đại số hóa thông tin hiện nay, việc biết cách sử dụng các công cụ văn phòng, đặc biệt là Microsoft Word, trở nên vô cùng quan trọng. Một trong những kỹ năng cần thiết khi soạn thảo văn bản chuyên nghiệp là tạo mục lục tự động. Mục lục không chỉ giúp người đọc dễ dàng theo dõi và truy cập thông tin trong tài liệu của bạn mà còn thể hiện sự chuyên nghiệp và cẩn thận trong công việc soạn thảo. Dưới đây, Ôn thi sinh viên sẽ hướng dẫn cho bạn từng bước cách tạo mục lục trong Word dễ dàng, giúp tăng tính năng suất và chuyên nghiệp cho công việc của bạn.

 

I. Cách tạo mục lục trong Word

1. Mục lục tự động

Bước 1: Chọn các nội dung cần có trong mục lục

Xác định chương lớn (Level 1)

• Chọn phần văn bản bạn muốn chúng là Chương lớn (Chương 1) trong mục lục và bôi đen chúng

• Sau đó, bạn nhấn References > Nhấn Add Text và chọn Level 1

Bạn cũng thực hiện các thao tác tương tự để Xác định tiêu đề chính (Level 2) và Các mục nhỏ, mục con (Level 3). Các tiêu đề bạn chọn sẽ có mức độ giảm dần tương ứng Level 1-2-3. 

Lưu ý: Sẽ có 3 level để bạn lựa chọn theo mặc định. Tuy nhiên, nếu bạn muốn văn bản của mình có nhiều hơn 3 mức đề mục, bạn có thể tăng số level bằng cách: 

• Chọn Table of Contents > Nhấn Custom Table of Contents > Thay đổi giá trị trong ô Show levels để chọn số mức đề mục bạn muốn > Nhấn OK.

Bước 2: Tạo mục lục tự động cho văn bản 

• Đầu tiên, bạn di chuyển con chuột đến vị trí trang bạn muốn tạo mục lục. Thông thường, mục lục sẽ được đặt ở trang đầu (sau bìa) hoặc cuối tài liệu.

• Truy cập References > Nhấn chọn Table of Contents > Sau đó, bạn có thể chọn Automatic Table 1  hoặc Automatic Table 2 để chọn các mẫu mục lục có sẵn trong Word.

• Show page number: hiển thị số trang tương ứng với đề mục

• Right align page number: hiển thị số trang nằm ở sát lề bên phải (nếu bỏ chọn, số trang sẽ nằm ở ngay sau tên đề mục)

• Tab leader: dùng để tác dụng định dạng khoảng cách giữa các mục lục và số trang. Nói cách khác, nó cho phép bạn điều chỉnh cách các mục lục được căn chỉnh với số trang tương ứng. Có ba loại tab leader chính:
  Dấu chấm (dot leader): Đây là kiểu tab leader mặc định, sử dụng một chuỗi các dấu chấm để lấp đầy khoảng cách giữa mục lục và số trang.
  Gạch ngang (dash leader): Sử dụng một chuỗi các dấu gạch ngang để lấp đầy khoảng cách.
  Trống (none): Không sử dụng bất kỳ ký tự nào để lấp đầy khoảng cách, mục lục sẽ được căn chỉnh sát với số trang.

• Format: Chọn mẫu mục lục mà bạn yêu thích.

2. Mục lục tùy chỉnh

Nếu tài liệu của bạn có cấu trúc phức tạp, không thể áp dụng các mẫu mục lục có sẵn, bạn có thể chọn Manual Table. Tuy nhiên, nếu bạn là một người mới sử dụng, bạn nên chọn mục lục tự động có sẵn trong Word để làm quen với các thao tác cơ bản trước! 

Các bước lập mục lục tùy chỉnh:

Bước 1: Chọn References > Table of Contents > Chọn Manual Table.

Bước 2: Để tùy chỉnh bảng mục lục thủ công theo ý muốn, bạn sử dụng Custom Table of Contents, mở tab Table of Contents và sử dụng các thiết lập theo hướng dẫn ở phần 1.

Sử dụng Manual Table có những ưu điểm sau:

• Cung cấp khả năng kiểm soát cao hơn: Bạn có thể tự định vị chính xác vị trí của từng mục lục và số trang, đảm bảo bố cục mục lục phù hợp với nhu cầu của bạn.

• Tạo mục lục cho các văn bản đặc biệt: Manual Table hữu ích khi bạn cần tạo mục lục cho các văn bản có cấu trúc phức tạp hoặc không phù hợp với chức năng tự động của Word.

• Tùy chỉnh định dạng: Bạn có thể tùy chỉnh định dạng của mục lục thủ công, bao gồm phông chữ, cỡ chữ, màu sắc, v.v., để phù hợp với phong cách chung của văn bản.

Tuy nhiên, sử dụng Manual Table cũng có một số nhược điểm:

• Mất nhiều thời gian: Việc tạo mục lục thủ công tốn nhiều thời gian hơn so với sử dụng chức năng tự động, đặc biệt là đối với các văn bản dài.

• Dễ mắc lỗi: Do thao tác thủ công, bạn có thể dễ mắc lỗi trong việc định vị mục lục và số trang.

• Khó cập nhật: Khi bạn thay đổi nội dung văn bản, bạn cần cập nhật mục lục thủ công để đảm bảo tính chính xác.

Xem thêm: 3 cách đánh số trang trong Word đẹp mắt
 

II. Hướng dẫn cập nhật những thay đổi trong Mục lục tự động 

 Để cập nhật và chỉnh sửa mục lục khi có những thay đổi về nội dung, cấu trúc…, bạn cần thực hiện các thao tác sau:

Bước 1: Nhấn vào mục lục của bạn và chọn Update Table